Werken jouw werknemers als gevolg van de coronapandemie thuis? En lopen de vaste reiskostenvergoedingen van deze werknemers sinds het thuiswerken nog gewoon door? Let dan op: 1 januari 2022 vervalt de mogelijkheid deze reiskosten onbelast te vergoeden als werknemers feitelijk geen reiskosten meer maken. Wat hiervan concreet de gevolgen zijn leggen we hieronder uit, en wat de mogelijkheden zijn om dit nadelige gevolg te voorkomen.
Hoe werken de vaste reiskostenvergoedingen nu?
Als er in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat de werkgever de reiskosten van de werknemers vergoedt, dan is dit in principe een voordeel dat voorkomt uit de dienstbetrekking. De werkgever mag zelf bepalen hoe hoog het bedrag is dat hij aan reiskosten aan de werknemer wil vergoeden. Hierbij is € 0,19 per zakelijk kilometer wel als maximum gesteld om onbelast te vergoeden, en het gaat hierbij dan om de werkelijk gemaakte kilometers. Voor de werkgever betekent dit een hoop administratief gedoe, aangezien de kilometers moeten worden bijgehouden, een HR-medewerker akkoord moet geven en de payroll maandelijks op de hoogte moet worden gesteld van het bedrag dat netto moet worden betaald aan de werknemer. Kortom, een administratieve ‘draak’. Om die reden is de ‘praktische regeling’ voor vaste reiskostenvergoedingen bedacht op grond van dit besluit uit 2015. Hierbij wordt de aanname gedaan dat een werknemer een vast reispatroon heeft. Mocht dat reispatroon afwijken doordat er bijvoorbeeld sprake is van langdurige ziekte, wordt er weer teruggevallen op de regeling waarbij € 0,19 per daadwerkelijk gereden kilometer onbelast vergoed mag worden.
Voorbeeld:
Francine werkt 5 dagen per week op kantoor. De reisafstand van huis naar kantoor is 45 kilometer. Heen en terug is dit 90 kilometer. In de praktische regeling wordt uitgegaan van 214 werkdagen op basis van een fulltime dienstverband. Hierbij wordt al rekening gehouden met vakantiedagen en kortdurende ziekteperioden.Op basis van de praktische regeling ontvangt Francine maandelijks een netto bedrag van € 304,95. Want:
((214 dagen x 90 kilometer per dag X € 0,19 per kilometer) / 12 maanden).
Onbelaste reiskostenvergoeding & corona
In maart 2020 riep het kabinet op om werknemers massaal thuis te laten werken. Met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding werd als coulancemaatregel door het kabinet het volgende bepaald:
“Ik (lees: het kabinet) keur voor zoveel nodig goed dat een werkgever gedurende de werking van dit besluit voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer.[1][2]”
Hoewel de werknemers dus alleen wat meters aflegden van hun bed naar het bureau in de woonkamer, kregen veel werknemers toch gewoon een onbelaste reiskostenvergoeding gebaseerd op hun pre-pandemische woon-werkverkeer[3]. Dit is vooral gemakkelijk voor de werkgever, aangezien de werkgever geen administratieve aanpassingen hoeft de doen voor de uitbetaling van het loon en de vaste reiskostenvergoeding. Deze maatregel is gedurende de corona-pandemie reeds een aantal keren verlengd.[4]
Wat gaat er veranderen?
Het kabinet heeft op 24 maart 2021 informeel aangegeven dat het per 1 juli 2021 niet meer goed wordt gekeurd dat er alleen gekeken wordt naar het pre-pandemische aantal afgelegde kilometers van de werknemer (dit is eind augustus gewijzigd naar 1 januari 2022). Als gevolg hiervan kan de € 0,19-vergoeding vanaf 1 januari alleen onbelast vergoed worden indien er daadwerkelijk woon-werkverkeer heeft plaatsgevonden door de werknemer. Gelet op de huidige pandemische toestand in Nederland lijkt het er echter op dat het gros van de werknemers voorlopig nog even thuis aan de keukentafel blijft zitten. Indien werkgevers automatisch het loon en de vaste reiskostenvergoeding door blijven betalen, kan dit er dus toe leiden dat de vaste reiskostenvergoedingen niet (meer) onbelast vergoed mogen worden. Veel werknemers zullen de vaste reiskostenvergoeding echter wel zien als maandelijks onderdeel van het loon.
Reiskostenvergoeding dus stoppen, of voortzetten?
Nu werknemers feitelijk geen kosten meer maken om op het werk te verschijnen, kun je je afvragen waarom de niet gemaakte kosten nog steeds door de werkgever worden vergoed. Er is iets voor te zeggen om de reiskostenvergoeding daarom te beëindigen. Aan de andere kant hebben werknemers nu andere kosten als gevolg van het thuiswerken. Het was dus ook voorstelbaar de regeling te gebruiken als informele vergoeding voor de extra kosten van het thuiswerken. Maar vanaf 1 januari 2022 gaat die vlieger niet meer op.
Als werkgever heb je de kortgezegd de volgende twee mogelijkheden:
- De vaste reiskostenvergoeding stopzetten
- De vaste reiskostenvergoeding (gedeeltelijk) voortzetten
Stoppen zetten van de vaste reiskostenvergoeding per 1 januari 2022
Afhankelijk van dat wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken, kan de vaste reiskostenvergoeding stopgezet worden. Als vaststaat dat de werknemer een vast nettobedrag krijgt per maand voor reiskosten kan hier niet zomaar vanaf geweken worden.
De meeste arbeidsovereenkomsten kennen een eenzijdig wijzigingsbeding waarmee ingespeeld kan worden op nieuwe wetgeving of gewijzigde omstandigheden. Indien dit het geval is, kan juridisch gezien de reiskostenvergoeding zonder problemen worden stopgezet.
De vaste reiskostenvergoeding (gedeeltelijk) voortzetten per 1 januari 2022
Als je als werkgever de reiskostenvergoeding niet wil, of zomaar kan stopzetten, levert dit onbedoeld een belast voordeel op bij de werknemer als hij of zij nog steeds vanuit huis werkt. Omdat de reiskostenvergoeding in bijna alle gevallen netto wordt toegezegd in de arbeidsovereenkomst is het aan de werkgever ervoor te zorgen voor een correcte administratieve afhandeling.
Het goede nieuws is dat de werkkostenregeling (‘WKR’) werkgevers de mogelijkheid biedt onbelaste vergoedingen te kunnen doen naar eigen inzicht. Uiteraard kunnen niet onbeperkt onbelaste vergoedingen worden gedaan. De werkgever kan immers een maximale vergoeding ter hoogte van de vrije ruimte geven. De vrije ruimte wordt berekend door te kijken naar de totale fiscale loonsom. In 2020 is de vrije ruimte verhoogd naar 3% voor de eerste € 400.000 aan loonsom van de werkgever.[5] Voor bedragen boven de € 400.000 bedraagt dit 1,18% per 1 januari 2021. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever wel 80% belasting over het meerdere.
Voorkom je dit liever? Dan kan je als werkgever er ook toch voor kiezen om de werkelijk gemaakte kilometers te vergoeden. Voor de werkelijke kilometers geldt dat €0,19 per kilometer onbelast is. Dit heeft verder geen gevolgen voor de vrije ruimte. Indien er meer wordt vergoed dan €0,19 per kilometer, dan kan dit meerdere wel weer worden aangewezen aan de vrije ruimte.
[1] Art 10 Wet op de Loonbelasting 1964
[2] Besluit noodmaatregelen coronacrisis, Besluit van 3 maart 2021, nr. 2021-38397, onderdeel 4.2.
[3] Met als peildatum 13 maart 2020.
[4] Zie bijvoorbeeld de Kamerbrief van 18 december 2020 hier.
[5] Besluit noodmaatregelen coronacrisis, Besluit van 3 maart 2021, nr. 2021-38397, onderdeel 6.4.